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无锡印刷公司印刷ERP成功案例分享

无锡印刷公司印刷精装书本身工艺复杂,而配套的图书系列和外包装盒使得工艺更加复杂,报价计算工作量巨大。另外,用户本身有老客户,这些客户有各自多年来形成的价格体系,而工厂的新客户执行的是公司标准的报价体系,同时价格标准还会随着印数的不同而变化。在如此复杂的情况下,公司经常会出现适用价格标准错误、漏报工艺费用、漏报部件费用的情况,给公司造成利润损失,并导致客户满意度下降。

如何保证生产单对订单要求的全面落实而不漏项错项?开工后又发生工艺变更该如何处理?

排产时怎么能够实时了解相关物料是否到货?怎么能够实时了解相关设备的负载是否超额?怎么实现科学的排产?临时插单怎么处理?临时外发怎么处理?

精品系列套装书工艺复杂,从排版、采购、印刷、装订到包装储运,任何一个环节有纰漏就会造成整套书推迟交货,有时工艺单开好了却买不到特种料,有时排产单下来了才发现采购的料还没到,有时排完产的机台突然出了故障干不了活儿,有时前面的工序延期了,后面的工序并没采取紧急措施还在不紧不慢地干……由于没有提前的提示和故障的预警,这让按时交货很难保证。

用户每年外发业务量达数千万元,外协负责人要考察外协单位的资质、保证产品质量、保证工期,还要保证外协价格合理并严格执行该价格,不至于让外协造成订单的亏损,如何实现?

采购是所有印刷厂的主要支付业务,在现在竞争这么激烈的形势下,如何以最优惠的价格降低采购支出显得至关重要。同种材料价格变动也很正常,如何既保证质量又拿到最低价格是每个管理者的操心重点。

如何科学地申购?如何监管每次的浪费现象?如何把按单领料落到实处?如何严格补料管理?如何保证正常生产需要的常备库存?如何杜绝库存材料占用资金?客户寄存纸库之间或客户纸库与本厂纸库之间经常发生借用业务,怎么保证客户纸数量正确,且能够与客户自己的纸账对得上?

如何保证业务员在第一时间知道成品的入库?如何在发货的第一时间自动通知客户验收?如何保证在分批生产、分批入库和分批送货的情况下库存数依然准确?如何能对每一单的要货时间、数量、产出数、送货数、缺数和库存数做到实时准确地了解?

对于经常再版的印品档案资料如何管理?客户的投诉如何处理?各类奖惩的标准和记录如何管理?出样、补料、生产异常等质量事故如何管理?对外协单位的考核和外协产品的质量管理如何进行?如何通过总结各类事故的原因,避免下次再犯?

计算500余名工人的绩效工资,工作量非常大,经常因此造成工资发放延后的情况,如何保证公平严格?

ERP系统与现有的财务软件如何对接?是否还需要重新做账?

对该公司实施的ERP管理系统包括了销售、印前、生产、排产、进度、日报、外协、采购、材料库、成品库、质量、人事工资和财务接口共13个模块。经过使用,该公司在各方面的管理上取得了明显成效,具体体现在以下几个方面。

1.数据采集

替代传统的纸质和Excel格式的数据存储方式,把用户各部门的数据全面采集到ERP系统中,方便了信息的保存核对与统计分析。利用部门间数据继承、下拉菜单选择、系统自动记忆、系统默认和公式计算五种数据采集方式,最大程度地减少用户的键盘输入工作,提高采集数据的效率和准确性。

2.数据共享

各相关部门间的数据实现了科学的共享,提高了工作效率。例如,业务员填写的订单信息一旦完备,系统就能根据不同类型的客户核算出价格,并自动计算出毛利和毛利率,然后自动提交给相关的经理审核;订单一旦审核通过,财务就能发现一笔应收款;库管员一旦填写了材料入库,业务员和生产部就能发现库存量增加了;生产计划部一旦做好了生产计划,机台就能发现自己的任务等。

3.自动控制

在自动控制方面,ERP管理系统预设了一些阈值,用以帮助用户堵住管理漏洞,预防风险。例如,订单必须达到一定的利润率才能审核通过;采购之前必须有申购单;系统会自动记录每个客户的欠款金额,一旦欠款金额超过了该客户的授信额度,系统会自动限制再为该客户下订单;生产单上的投料数量会形成对实际领料的控制,一旦产生了超额领料,系统会强制用户下补料单等。

4.自动提醒

ERP管理系统的自动提醒功能涵盖了工作的各环节,提醒方式为类似qq邮件的自动弹出窗口提示,有静态提醒也有动态的主动提醒,例如,提醒业务员老是拖欠款的客户,提醒业务员到期应该结账的订单,提醒业务员到期应该送货的产品,提醒待审核的订单,提醒待生成生产单的订单,提醒等待排产的生产单,提醒机台上等待开工的任务,提醒需要采购的物料,提醒本次采购价格高于上一次采购价格的物料等。这些提醒功能省掉了内部沟通的麻烦,避免相关工作人员的遗漏和差错。

5.辅助决策

系统能够自动对采集到的数据进行统计分析,形成明确的数据报表,或者直观的图形,让管理层对规律性的东西一目了然,从而辅助其进行决策。

以上是本公司为北京尚唐纸制品有限公司提供ERP管理系统服务的一则案例,限于当时的需求范围和预算,该系统尚有一些需要增加的功能。另外,随着用户企业的发展,既定的功能也不可避免会有需要重新变更或升级之处。希望本系统能为用户的发展腾飞起到越来越大的作用,也希望本文能为那些正在计划上ERP系统的企业产生积极的借鉴意义!